خلاصه کارگاه بسیج اندیشه ها - جلسه اول مشکل یابی
شناخته ترین ابزار دستیابی به مشارکت عبارت است از نظام پیشنهادها یا طرح بسیج اندیشه ها که یکی از عوامل مؤثر در تغییر شرایط کار و ایجاد زمینه مناسب برای مشارکت کارکنان بوده و در واقع تجلی گاه ابتکارات و خلاقیتهای فردی و گروهی در بین کارکنان برای به وجود آوردن و گسترش روحیه مشارکت در میان آنان در جهت ایجاد پویایی و بهبود فرایند و کیفیت محصول یا ارائه خدمات است. به عبارت دیگر، سیستم پیشنهادها، فرمانبرداری از دانایی و به گردش انداختن اندیشه و بالاخره پرهیز از ترویج روحیه استبداد است و از این رهگذر ، سازمان آمادگی ورود به دوره بلوغ و ترویج روحیه مشارکت را پیدا می کند.
در اولین کارگاه حضوری درس استراتژی بازاریابی به بررسی و انجام مراحل فرایند بسیج اندیشه ها پرداختیم که در ادامه مراحل این کارگاه و نیز نتایج به دست آمده از انجام این کارگاه در خارج از کلاس آورده شده است:
- در ابتدا باید تعداد زیادی کاغذ هم اندازه را تهیه و ماژیک های یکرنگی را برای نوشتن افراد حاضر در جلسه فراهم کنیم.
- استفاده از ماژیک برای استفاده از کلمات کمتر و مشخص نبودن دست خط ها می باشد.
- در دور اول به هر فرد 7 تا 10 باریکه کاغذ و یک ماژیک می دهیم و از او می خواهیم که نظراتش را کامل بیان کند.
- این نظرات باید بی نام باشند تا افراد احساس راحتی بیشتری کرده و آنچه را که فکر می کنند بدون ترس بیان کنند و احتمال ردیابی نظر مطرح شده نباشد.
- هدایت گر جلسه باید فوراً برگه ها را تک تک از افراد جمع آوری کرده و درهم دسته کند. چراکه بنا نداریم افراد را ارزیابی کنیم.
- زمانیکه فردی تمام برگه هایی را که به او داده شده بود با نظراتش تکمیل کرد، هدایت گر 3 یا 4 برگ دیگر هم به او می دهد و با گفتن عبارات تشویق کننده ای ازقبیل « ایده های خوب و زیادی دارید»، فرد را تشویق به نوشتن می کند و از او می خواهد تا تمام ایده هایی که در ذهن دارد را بیان کند.
- این بار هم به همان شکل گفته شده فوراً و تک به تک ایده ها را جمع می کنیم و درهم دسته می کنیم و منتظر می مانیم تا اکثریت از نوشتن دست بکشند.
- در این گام هدایت گر تمامی نظرات جمع آوری شده را برای همه افراد و با صدای رسا می خواند. چون افراد منتظر شنیدن نظرات خودشان هستند و نظرات در هم است، این امر موجب می شود افراد به تمامی نظرات گوش فرا دهند.
- هدایت گر در این مرحله برای دور دوم به افراد 3 یا 4 برگه می دهد و از آن ها می خواهد مرحله قبل را تکمیل کنند و باز هم ایده و نظر جدیدی بنویسند. اگر افرادی زودتر تمام کردند مجدداً به آن ها 3 یا 4 برگه دیگر داده و آن ها را تشویق به نوشتن می نماید. مثل مرحله قبل نظرات برای همه خوانده می شود.
- حتی می توان این فرایند را برای بار سوم هم انجام داد و از افراد خواست تا نظرات وایده های خلاقانه و عجیبشان را نیز بنویسند و سپس این نظرات جمع آوری شده خوانده شوند. در این حالت ایده ها از ذهن افراد حاضر در جلسه تا بیشترین حد ممکن بصورت نظام مند استخراج می شوند. البته باید به این نکته توجه داشت که فرد هدایت گر نباید هیچ تأثیری بر نظرات افراد حاضر در جلسه داشته باشد.
- در مرحله بعد از افراد می خواهیم ایده ها و نظرات مرتبط را در دسته هایی بچینند و آن ها را عنوان گذاری کنند. بعد از آن ها می خواهیم مشخص کنند در هر دسته با یک عنوان خاص چند ایده وجود دارد.
- سپس نموداری تحت عنوان Fish Bone ترسیم می کنند بدین شکل که در قسمت سر ماهی آن موضوعی که برای نظرسنجی مطرح شده بود، در مربعی قرار می گیرد و یک خط افقی از آن مربع به بیرون رسم کنند. آن عنوانی که بیشترین نظرات را در خود جای داده است استخوان بزرگتر ماهی و در بالا کشیده می شود و عناوین بعدی هم به ترتیب تعداد نظرات، یکی در میان بالا و پایین مثل استخوان های ماهی ترسیم می شوند. بدین ترتیب عوامل مشکل پیدا شدند که همان استخوان های ماهی اند و در بالای هر ستخوان باید عنوان آن دسته و تعداد نظرات نوشته شوند. در واقع در این مرحله اولویت ایده ها مشخص می شود که بیانگر توان جمعی مجموعه است.
نمونه ای از نمودار استخوان ماهی
در کارگاه اولی که در کلاس انجام گرفت اصلی ترین نظرات راجع به مشکل اشتغال به شرح ذیل استخراج و دسته بندی گردید؛
- - عدم توجه دولت به اشتغال (43 رای)
- - عدم تطابق آموزش با مشاغل (25 رای)
- - ضعف مدیریتی (20 رای)
- - وجود مشکلات شغلی (19 رای)
- - عدم توجه به شغل (13 رای)
- - عدم انعطاف جویندگان مشاغل (10 رای)
